Eine Antwort, die ein bisschen zu viel verrät
Eine Person reicht bei einem Departement Rekurs gegen eine Verfügung einer Amtsstelle dieses Departements ein. Ausserdem wendet sie sich mit einem Brief an vier Mitglieder des Regierungsrates – u.a. auch an die Vorsteherin bzw. den Vorsteher des Departements, bei welchem der Rekurs hängig ist. Diese Vorsteherin bzw. dieser Vorsteher reagiert in einem Schreiben an die Person, worin sie/er einerseits den Eingang des Rekurses bestätigt (Absatz 1) und anderseits Stellung nimmt zu Fragen, die die Rekurrentin bzw. der Rekurrent im Schreiben an die vier Mitglieder des Regierungsrates aufgeworfen hat (die folgenden Absätze). Aus Gründen der Verfahrensökonomie wurden in diesem Fall beide Teile (Rekurs-Eingangsbestätigung einerseits und Antwort auf das Schreiben an die vier Mitglieder des Regierungsrates anderseits) miteinander in demselben Schreiben behandelt worden.
Die Person stört sich daran, dass in diesem Schreiben die Tatsache der Rekurserhebung wie auch Name und Geburtsdatum ihrer Tochter erwähnt werden. Beides hatte sie in seinem Brief an die Mitglieder des Regierungsrates nicht erwähnt. Zweifelsohne handelt es sich hierbei um ein Bekanntgeben von Personendaten im Sinne des Datenschutzgesetzes. Ein öffentliches Organ darf Personendaten bearbeiten, wenn dafür eine gesetzliche Grundlage besteht oder das Bearbeiten zur Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe erforderlich ist; ausserdem muss das Bearbeiten der Daten verhältnismässig sein.
Dass das Departement der Rekurrentin bzw. dem Rekurrenten gegenüber einerseits den Eingang des Rekurses bestätigen darf, ist nicht zu bestreiten. Dass es anderseits zu den von ihr im Schreiben an die vier Mitglieder des Regierungsrates aufgeworfenen Fragen Stellung nehmen und diese Stellungnahme auch den anderen Adressaten seines Briefes zur Kenntnis bringen darf, ist wohl ebenso wenig zu bestreiten. Hingegen ist es zur Aufgabenerfüllung nicht notwendig und damit unverhältnismässig, im gleichen Schreiben die Tatsache der Rekurserhebung und in Verbindung damit Name und Geburtsdatum der Tochter zu erwähnen. Allerdings erscheint uns der Verstoss gegen das Verhältnismässigkeitsprinzip mindestens in Bezug auf die Nennung von Name und Geburtsdatum der Tochter nicht schwerwiegend – es sind Angaben, die von der Einwohnerkontrolle (vorbehältlich einer Bekanntgabesperrung ) selbst an beliebige Private voraussetzungslos bekannt gegeben dürfen.
Es bleibt die Bekanntgabe der Tatsache der Rekurserhebung an die anderen drei Mitglieder des Regierungsrates. Dafür fehlt die Rechtsgrundlage, und sie ist auch zur Aufgabenerfüllung nicht erforderlich. Dass allenfalls später im Laufe des Rekursverfahrens alle Mitglieder des Regierungsrates (als Rekursinstanz) in den Besitz dieser Angaben gekommen wären, vermag die rechtliche Beurteilung nicht zu ändern, da der Rekurs nicht zwingend bis zum Regierungsrat gelangen muss: Er könnte vorher vom Departement bereits gutgeheissen werden, die Rekurrentinnen bzw. Rekurrenten könnten bei einer Abweisung auf den Weiterzug verzichten und schliesslich könnte der Regierungsrat den Rekurs dem Verwaltungsgericht zum Entscheid überweisen, ohne selber materiell darauf einzutreten («Sprungrekurs»), so dass die anderen Mitglieder des Regierungsrates von der Rekurserhebung tatsächlich oder (beim Sprungrekurs) praktisch nichts erfahren. Allerdings muss hier auch deutlich festgehalten werden, dass es sich in Würdigung aller Umstände nur um eine sehr geringfügige Datenschutzverletzung handelt – was der Person, die sich auf diesem «Nebenschauplatz» der eigentlichen Auseinandersetzung an den Datenschutzbeauftragten gewandt hat, auch klar mitgeteilt wurde.
Ergebnis
Werden von einem öffentlichen Organ unterschiedliche Eingaben, die an verschiedene öffentliche Stellen gingen, in einem einzigen Schreiben beantwortet und Kopien der Antwort an alle Empfänger der Eingaben versandt, ist darauf zu achten, dass diesen Empfängern keine Daten bekannt gegeben werden, die diese zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgabe gar nicht benötigen. Wir empfehlen, in gleich gelagerten Fällen künftig mit separaten Schreiben zu reagieren, was die beteiligten Stellen im betroffenen Departement auch bereits zugesagt haben.
Anmerkung
Dieser Fall ist mit Quellennachweisen im Tätigkeitsbericht 2010 publiziert (dort Fall 9, S. 34). Tätigkeitsbericht 2010