Umgang mit verwaisten E-Mail Accounts

Verstirbt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter unerwartet, so stellt sich für die Vorgesetzten die Frage, wie mit dem E-Mail-Account der oder des Mitarbeitenden zu verfahren ist. Im Jahr 2013 wurde der Datenschutzbeauftragte mit dieser Fragestellung (und ähnlichen) kontaktiert. Kommt die vorgesetzte Stelle zum Schluss, dass der Zugriff auf den E-Mail-Account für die Aufgabenerfüllung des Amtes notwendig sei, und können im Account vermutete Informationen nicht bei bereits bekannten Kontakten eingeholt werden, so gilt es verschiedene Punkte zu beachten: Der Zugriff auf den Account sollte nur unter Wahrung des Vier-Augen-Prinzips vonstatten gehen. Alternativ bietet es sich auch an, eine neutrale externe Stelle mit der Sichtung der E-Mails nach bestimmten Kriterien zu beauftragen. E-Mails, die einen privat anmutenden Betreff aufweisen, dürfen nicht geöffnet werden. Bei Unsicherheiten kann die Absenderin oder der Absender kontaktiert und nach allenfalls geschäftlichen Anliegen gefragt werden. Die gesichtete und gesicherte Geschäftskorrespondenz ist auszudrucken – der E-Mail-Account muss danach gelöscht werden und darf nicht «zur weiteren Benutzung» aktiviert bleiben. Der Daten-schutzbeauftragte steht für Fragen und die Ausarbeitung von spezifischen Vorgehenswei-sen zur Verfügung. Er hat auch angeregt, die erforderlichen Prozesse zu definieren, damit möglichst rasch nach dem Ableben und ohne Einblick in den E-Mail-Account eine Abwesenheitsmeldung aufgeschaltet werden kann, da-mit nicht weitere E-Mails eingehen und wie eben beschrieben behandelt werden müssen.